事例紹介

生産効率が上がり、収益アップに貢献しています

株式会社ISSダイニチ 管理部 後藤修 課長

 社内の各部門で、案件の経緯や最新の情報を共有することが容易となったため、製造着手前の情報確認に要する時間と手間が低減しました。
 出荷が完了すると、すぐに案件単位で予実が確認でき、見積り時の想定とおりだったかの一目瞭然。
 予実の結果をすぐに営業や製造部門にフィードバックすることを繰り返すことにより、乖離が少なく、想定していた利益を上げる仕事が多くなりました。

システム導入の背景と目的は?

 お客様からの見積依頼は多岐に渡り、毎日様々な要望をお受けします。私たち営業担当は、新たな受注につなげるためにスピーディに見積書をご提示しなければなりません。例えば 2 カ月前の見積の件で材料・寸法を変えて見積をしてほしいとか、明日までにこの図面の傾斜見積を出してほしいとか、この前もらった見積だけど数量を変えて今日中にください等、即答できる見積もりはほとんどなく、依頼を受けてから、さあ何の情報があれば見積を出せるかと、まず情報探しから始まります。以前はこの手間と見積書作成にとても多くの時間を取られており、営業担当は見積作業のために残業を行う日々が続いていました。

 当社には営業が 4 名います。以前は、各営業が Excel で見積書を作成し、自分で管理していました。大枠では見積の仕方と観点は決まっていますが、細かい部分は担当営業任せのところもあります。したがって担当営業が不在ですと、お客様にお待ちいただくことがありました。個人プレイで営業を行っていた感もありましたので、チームとしての営業活動に変えていかなければ、という問題意識を持っていました。

 見積作業の大変さの軽減。チームで営業を進めることができる仕組み作り。この 2 点を目標に新たなシステムを導入することを決めました。

システム導入の効果、影響はどのように表れていますか?

"見積作業の効率が大幅に上がりました"

 見積を行う際は、営業と製造現場が協力して製造工程と加工内容のプランを練り上げます。特に新規品の場合は注意が必要で、製造プランを検討する上で何らかの手がかりが欲しいものです。そこで私たちは OrizonArc(オリゾン・アーク)に備わっている製造実績を検索する機能を使って、まず類似案件を探します。営業と製造現場の打合せ中に過去実績を容易に調べることができるため、検討にも大いに役立ちます。参考情報を集め、そこに製造現場の知見を加えて新たな製造プランを決定していきます。とても重要なプロセスです。

 そして営業は出来上がった製造プランを基に顧客への見積を作成していきます。 OrizonArc(オリゾン・アーク)の導入により、多様な見積が簡単に作成できるようになりましたので、画面に従い製造工程毎の段取りや製造時間、チャージ等を入力するだけで完成します。また見積書データは一元管理となりましたので、担当者が不在であっても確認できますし、過去の見積書の検索もお手の物です。

 どの営業も、正式な見積書を提示する前に、複数の試算をします。それも OrizonArc(オリゾン・アーク)で簡単にできます。チャージを変更したり、段取り時間等を変更すると、見積収益が変化しますので、数字を触りながら、最適な見積書を作成することができるようになりました。見積の試算を簡単に、何パターンも用意できますので、営業的にも、お客様と交渉できるポイントが明確になりました。

"営業チーム内や製造現場との情報共有がスムーズになりました"

 営業は OrizonArc(オリゾン・アーク)を使用して見積書を作成すること、見積に関して製造現場と相談した内容を、OrizonArc(オリゾン・アーク)に入力すること、という運用に変えました。こうすることで現在では、担当が不在でも、顧客名を入力すれば直ぐにその商談を探し出すことができ、またそのとき検討された内容が手に取るようにわかるようになりました。加えて、これもよくある事例ですが、過去に見積書を提示したものの受注に至らなかった案件について、数か月後に再照会を受けることがあります。そのような場合も、前回の内容は OrizonArc(オリゾン・アーク)に入力してありますので、必要な対応をスムーズに取れるようになりました。

 また、受注登録を行うと即座に製造現場に受注情報が共有されます。それと同時に、現場に製造指示書が発行されるため、受注から製造指示までのスピードがぐっと上がりました。

 OrizonArc(オリゾン・アーク)によって営業チーム内や製造現場との情報共有がスムーズになり、チームで仕事を進める体制が名実ともにできたと思います。大きな変化です。

"生産効率が上がりました"

 リピート品の場合、製造を重ねる毎に現場からいろんな情報が上がってきます。もう一工程加えた方が仕上りがよいとか、この工程の段取り時間はあと 30 分多く見込む必要ありとか、3工程目の加工が難しく寸法を変えてもらえると加工しやすい等々、ほんの一例ですがこれらの情報は次回のリピート時に大変貴重な情報となります。リピート品だからといって、見積も前回と同じではないのです。これまでの製造実績を元に、想定と異なっていたところは顧客に合理的な理由を示した上で次回の単価交渉に臨むことが営業には求められますし、製造現場は、これまでの製造情報をしっかりと確認し、見直し後の見積に即した製造が求められます。以前はしばらく間をあけて次のリピート発注が来た場合、過去の情報収集と確認に丸一日費やすということも珍しくありませんでした。今は OrizonArc(オリゾン・アーク)でリピート品に関する製造の経緯と、最新の情報を共有することが容易となったため、製造着手前の情報確認に要する時間と手間が低減しました。

"収益アップに貢献しています"

 生産が終わり、出荷が完了すると、すぐに案件単位で予実が確認できます。見積時に想定していた時間内で、各工程は製造を進めることができたのか、仕入や外注は予定されていた金額で発注できたか等が一目瞭然です。仮に想定時間を超過することとなった場合、営業と製造部門は速やかにその原因について話し合います。その原因が合理的な理由であれば、営業は単価見直し交渉に動くこともできます。また、自社に起因することであれば、次回リピート時に同じことを繰り返さぬように、注意事項として記録をしておくこともできます。

 このように、予実確認を徹底して行い、その結果を営業・製造部門にフィードバックすることを繰り返すことにより、予実の乖離が少なくなり、見積時に想定していた利益を上げる仕事が多くなりました。見積作成から予実管理までを一貫して行える OrizonArc(オリゾン・アーク)の特徴が生かされた結果だと感じています。

オリゾンアークは、
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